Home > Blog > Salesforce partner > Makkelijk van data in Salesforce naar een PDF-bestand met PDF Butler
Spire Partnership
The Customer Link als trouwe partner van Spire
juni 30, 2021
PDF Butler

Makkelijk van data in Salesforce naar een PDF-bestand met PDF Butler

Word jij ook zo gek van wijdverspreide salesinformatie? Bijvoorbeeld 6 verschillende Excelbestanden en een stoffige papieren map die niet in het minst gelinkt lijken te zijn. Krijg jij je quotes maar niet tijdig de deur uit en kost het salesproces hierdoor extra moeite? Wel, dan is deze blog misschien een startpunt naar een mooiere toekomst voor jou! Mijn naam is Peter en vanuit mijn professionele ervaring als Functioneel Consultant vertel ik je in deze blog meer over de mogelijkheden van PDF Butler.

Van Salesforce naar PDF Butler

Wacht even, The Customer Link werkt toch met Salesforce? Juist! The Customer Link helpt kmo’s, enterprises, vzw’s en andere bedrijven met de implementatie, optimalisatie of reorganisatie van hun Salesforce-omgeving. Dit wil zeggen dat we alvast het eerste stukje van de puzzel kunnen oplossen met Salesforce. Alle omslachtige, niet up-to-date te houden en bovendien veel plaats innemende Excellijsten kunnen vanaf nu in de prullenbak. Salesforce verzamelt al deze data in een volledige cloud-based oplossing, die alles structureert en lightning fast informatie tevoorschijn haalt over de juiste klant, de juiste regio, etc. Kortom, Salesforce verzamelt en laat je de data zien die jij nodig hebt, wanneer je die nodig hebt.

Wacht… Ging deze blog niet over PDF Butler? Jawel! PDF Butler voegt namelijk nog een bijzonder aspect toe. Deze applicatie laat ons toe om de informatie van Salesforce snel en gemakkelijk in PDF-bestanden te gieten. Zo gaat de informatie van je accounts, gekoppeld aan de juiste contactpersoon, meteen mee met je quote en staan alle producten hier netjes geordend en met een leuke afbeelding op hun plek. Bovendien kan je dit alles meteen in een template gieten die je zelf makkelijk en snel kan beheren in Microsoft Word. Die zag je waarschijnlijk niet aankomen?

PDF Butler configuratie

Hoe werkt PDF Butler?

PDF Butler werkt met templates in Word. Dit wil zeggen dat je – in een systeem dat vrijwel iedereen goed beheerst – makkelijk je eigen formattering, logo’s en accenten kan toevoegen. Onderstaand voorbeeld is een Word template met de volgende gegevens:

  • Vanzelfsprekend voorzien we een template van ons logo. Kwestie van herkenbaarheid en iedere mogelijkheid tot minimarketing niet te missen.
  • Via merge fields wordt de klant met naam aangesproken en worden zijn specifieke details gebruikt in de effectieve PDF. In het geval van deze template zien we dat de code verwijst naar data in Salesforce, en dat die uiteindelijk bij iedere aparte PDF overschreven wordt met de juiste gegevens uit ons Salesforce CRM-systeem.
  • Formattering in Word heeft zijn limieten. Toch kunnen we hier zeer laagdrempelig werken met kleuren, groottes, opsommingen, enz. PDF Butler kan deze volledige template moeiteloos omzetten naar een klantvriendelijke en bruikbare PDF.

PDF Butler quote

Via de PDF Butler-applicatie in Salesforce kan deze template vervolgens geüpload en gebruikt worden in een proces naar jouw keuze. Dit proces waarbij de template gebruikt wordt om een PDF te genereren, kan manueel gebruikt worden. Een simpele knop aanmaken volstaat. Maar het proces kan ook in een volledig geautomatiseerde flow geplaatst worden. Goes without saying dat we data in Salesforce makkelijk kunnen importeren in onze template, waardoor er vlot gepersonaliseerd kan worden. Zo kan iedere PDF – zonder enige moeite – de juiste data bevatten over accounts, contacten, cases, leads, opportuniteiten of eender welk ander Salesforce record.

Elektronisch documenten ondertekenen met Sign Butler

Alsof dit alles nog niet genoeg is, biedt PDF Butler ons ook nog de mogelijkheid om documenten elektronisch te ondertekenen met Sign Butler. Erg handig wanneer je een offerte uitstuurt. Aangezien de data rechtstreeks in de veilige Salesforce-omgeving opgeslagen wordt, is er hier geen probleem met dataprivacy.

PDF-formulieren online aanbieden met Form Butler

Tot slot biedt Form Butler ons de mogelijkheid om PDF-formulieren rechtstreeks en online aan te bieden. Hierdoor kan een PDF online worden ingevuld en kan de data vervolgens in Salesforce belanden. Er handig om bijvoorbeeld nieuwe leads met een maximum aan informatie te laten binnenstromen in je Salesforce.

PDF Butler implementatiepartner

Om de cirkel rond te maken, keer ik graag terug naar The Customer Link. Als Salesforce implementatiepartner hebben wij een ruime expertise in het opzetten en bewerken van Salesforce-systemen. Hieronder valt ook het volledige PDF Butler-pakket. Ieder uitgevoerd project helpt ons telkens weer om te groeien en ervaringen te delen met al onze technische specialisten.

Van de eerste kennismaking met PDF Butler, over de installatie van het pakket, tot aan de configuratie van de Word-templates, The Customer Link is jouw ideale partner voor de implementatie van PDF Butler. Samen slagen wij erin om jouw marketing, sales, service en andere projecten uitstekend tot hun recht te laten komen!

Ben je overtuigd van de voordelen van dit systeem? Of zit je nog met vragen? Laat gerust je gegevens achter en wij beantwoorden met veel plezier jouw vraag via mail. Of maak een afspraak om jouw exacte situatie in detail te bespreken via een Teams meeting of bij jou op kantoor.