Home > Blog > Producten > Synchroniseer mails, afspraken en events met Salesforce via Lightning Sync of Einstein Activity Capture
Case Hyperion Group
De meerwaarde van Salesforce Sales Cloud voor een ecosysteem aan partnerbedrijven
april 6, 2021
How to data cleaning
De how to’s voor jouw data cleaning
mei 4, 2021
Synchroniseer mails, afspraken en events met Salesforce via Lightning Sync of Einstein Activity Capture

Synchroniseer mails, afspraken en events met Salesforce via Lightning Sync of Einstein Activity Capture

Lightning Sync vs Einstein Activity Capture

Met één click een email vanuit Outlook loggen in jouw Salesforce omgeving? Wow! Maar wat als het ook zonder die ene click kan? Stel je eens voor dat al je mails, afspraken, events en contacten automatisch gesynchroniseerd worden gelinkt worden aan de juiste contactpersoon. Wel, daar zorgen deze 2 apps voor. Ze hebben beide hetzelfde doel: productiviteit verhogen! Outlook events in Salesforce, Salesforce events in Outlook of beide? Dat kies je volledig zelf. Dat is de flexibiliteit die deze 2 apps aanbieden. Toch verschillen ze op sommige vlakken. Om zeker te zijn dat jij als organisatie de juiste app gebruikt om jouw productiviteit te boosten, vergelijkt Aiman El Maimouni, één van onze functionele consultants, de apps even voor je.

Salesforce Lightning Sync

Dit cloud-based product van Salesforce synchroniseert contacten, taken en events tussen Microsoft Outlook of Google en Salesforce. Wat wil dit juist zeggen? Dat Lightning Sync het werk doet voor jou. Het is belangrijk dat de integratie goed wordt geconfigureerd. Eenmaal dit in orde is, is de trein vertrokken!

Zoals eerder vermeld is het natuurlijk perfect mogelijk om te kiezen in welke richting je de synchronisatie graag zou willen zien. Je hebt hier 3 mogelijkheden:

  • Salesforce to Outlook
  • Outlook to Salesforce
  • Both Ways

De 3 opties spreken voor zich. Maar choose wisely want niemand wil 2 rommelige kalenders.

Einstein Activity Capture

Einstein? Als in Albert Einstein? Nee, dat niet. Maar wel even intelligent! Einstein Activity Capture is het 2e cloud-based product van Salesforce dat zowel contacten en events, alsook e-mails synchroniseert. Dit product is een aanvulling op de Lightning Sync. De automatische synchronisatie van e-mails is een extraatje dat erbij komt. Dit extraatje kan soms wel de doorslag geven bij jouw keuze. Not yet impressed? Er zijn nog meer voordelen gekoppeld aan de Einstein Activity Capture:

  • Email Insights: voorzie een op maat gemaakt antwoord voor jouw klanten

Aangezien de e-mails verwerkt worden door de artificiële intelligentie laag van Einstein Activity Capture, kan Salesforce de gebruikers nuttige informatie bieden over de inhoud en context van de email. Dit gebeurt op basis van zoektermen. Verder kan het je ook voorzien van voorgestelde acties op basis van de emailinhoud. Zo helpt e-mail insights je een op maat gemaakt antwoord aan de klant te voorzien.

Einstein Activity Capture: voorzie een op maat gemaakt antwoord voor jouw klanten

  • E-mails versturen vanuit Salesforce maar ook te zien in jouw outlook

Wanneer je e-mails via Salesforce verzendt, worden deze doorgaans verzonden via de e-mailservers van Salesforce. Met Einstein Activity Capture kan je deze mails versturen vanuit Salesforce en komen ze gewoon in je “verzonden items” map terecht in Outlook. Einstein Activity Capture herkent de koppeling tussen Salesforce en Outlook en zorgt ervoor dat je niet steeds hoeft te switchen tussen beide. De ontvanger krijgt dan ook gewoonweg het emailadres van de verzender te zien, al werd de email vanuit Salesforce verstuurd.

  • Recommended Connections

Met de Winter ’19 release, toont een nieuwe Einstein-functie genaamd Recommended Connections belangrijke connecties binnen jouw netwerk (d.w.z. mede Salesforce-users). Einstein laat zien hoeveel interacties een andere gebruiker heeft gehad met een Lead of Contact, zodat je kan nagaan of het nuttig zou zijn om met deze collega samen te werken.

Einstein Activity Capture: Recommended Connections

  • Activity Metrics

Een van de grootste voordelen van Einstein Activity Capture is de berekening van activiteiten. Terwijl Salesforce activiteit gegevens analyseert met Einstein AI, berekent Salesforce belangrijke statistieken, waaronder datum laatste activiteit, inactieve dagen en datum laatste gesprek. Op basis van deze gegevens kan je makkelijk en snel zien als het tijd is voor een nieuw touchpoint.

  • Activity Dashboard

Het Activity Dashboard toont een overzicht van verkoopactiviteiten die handmatig via Einstein Activity Capture aan Salesforce zijn toegevoegd. Deze statistieken staan in de Analytics-app onder Setup. Het enige nadeel is dat deze dashboards nog niet aanpasbaar zijn, dus je kan alleen deze ingebouwde metrics bekijken.

Sounds to good to be true right? Helaas komen er, volgens ons, ook enkele nadelen bij kijken:

  • Activiteiten worden niet opgeslagen in Salesforce

Activiteiten die door Einstein Activity Capture worden vastgelegd, worden niet in Salesforce opgeslagen. Ze worden opgeslagen in een beveiligde server buiten Salesforce, wat een heleboel problemen met zich meebrengt. We lichten er enkele voor jullie toe:

  • Activiteiten kunnen niet worden gerapporteerd door standaard Salesforce rapporten: vandaar dat dit via Activities Dashboard en Metrics wordt ‘opgelost’
  • Gebruikers kunnen geen e-mails verwijderen uit Einstein Activity Capture. Dit moet worden uitgevoerd door een Salesforce Admin.
  • Als je op een bepaald moment beslist Einstein Activity Capture te deactiveren, worden alle activiteiten die zijn vastgelegd door Einstein Activity Capture niet langer weergegeven op jouw records in Salesforce!

Dit zijn nog missing links en kunnen wel wat implicaties hebben. Salesforce blijft deze feature wel verder ontwikkelen, dus misschien dat dit in de nabije toekomst zal geoptimaliseerd worden.

Welke keuze maak jij best tussen Lightning Sync en Einstein Activity Capture?

Wat is nu de juiste keuze voor jouw organisatie? Dat hangt, no surprise, volledig af van wat je nodig hebt. Onze voorkeur gaat vooral naar de klassieke Lightning Sync. Dit omdat de AI van Einstein Activity Capture toch ook nog een keerzijde heeft maar it’s a work in progress en Salesforce staat gekend om zijn innovatie. Dus hopelijk blijven we niet te lang op onze honger zitten.

Desalniettemin bieden beide features een enorme meerwaarde. De voordelen van ’s werelds nummer 1 CRM software blijven zich ontwikkelen en dat wilt zeggen dat er zeker en vast nog meer integraties of upgrades zullen bij komen. We zullen je hier alvast over up-to-date houden. Mis daarom onze kwartaalupdates niet en schrijf je in op onze nieuwsbrief.

 

Wil je up to date blijven over onze product updates, clientstories, nieuwe Salesforce releases en meer? Schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief.