Home > Blog > Salesforce partner > De how to’s voor jouw data cleaning
Synchroniseer mails, afspraken en events met Salesforce via Lightning Sync of Einstein Activity Capture
Synchroniseer mails, afspraken en events met Salesforce via Lightning Sync of Einstein Activity Capture
april 13, 2021
How to data cleaning

De how to’s voor jouw data cleaning

De lente is in het land, dat is altijd de ideale gelegenheid voor een grondige opkuis! Dus waarom ook niet voor de data in jouw Salesforce org? Denk maar aan duplicaten, missing data, inaccurate data, verouderde data,… Al deze foutieve informatie kan een negatieve impact hebben op jouw marketing campagnes en sales initiatieven. Denk maar aan een slechte email deliverability, foute informatie over een potentiële klant,… dit zijn ongemakken die je organisatie kan missen als kiespijn. Wanneer je deze incorrectheden niet regelmatig aanpakt, blijven de fouten zich maar opstapelen tot het punt dat je meer foutieve data in je omgeving hebt dan correcte. De horror van iedere CRM user! Daarom toont Arno jou in deze blog waarom jij je data best clean houdt, hoe je vuile data voorkomt en hoe je vuile data behandelt. Haal de borstel maar boven, de lenteschoonmaak start nu!  

Waarom is clean data zo belangrijk?

Van inaccurate data wordt nooit iemand blij, maar algemeen kunnen we drie grote voordelen naar voor schuiven waarom het de moeite loont er een hygiënische database op na te houden:

  • Verhoogde klantenwerving – Hygiënische data laat toe bedrijven een meer accurate prospectenlijst op te stellen. Dit verhoogt op zijn beurt de effectiviteit van je marketing team omdat ze de juiste mensen gaan targetten wat resulteert in hogere betrokkenheidspercentages.
  • Betere besluitvorming – Alle business beslissingen dienen gebaseerd te zijn op solide data. Zonder enige data hygiëne kan je een foutief beeld van je klanten vormen. Dit maakt het erg moeilijk om aan hun noden en eisen te voldoen. Meten is weten, en dit doe je het liefst met de juiste maatstaven!
  • Geoptimaliseerde werknemer productiviteit – Eén van de negatieve effecten van vuile data is dat je werknemers tijd verspillen aan het opvolgen van ongekwalificeerde leads. Daartegenover staat dat propere data een beter beeld geeft over de potentie van een prospect om tot aankoop over te gaan. Dit vermindert de hoeveelheid tijd die kruipt in het converteren van prospecten en zo weten sales sneller wanneer ze een lead links moeten laten liggen.

Hoe dirty data voorkomen?

‘Voorkomen is beter dan genezen’, en dat is niet anders wanneer het op data aankomt. Door te zorgen dat de ingevoerde informatie meteen correct is, hoef je nadien minder opkuis werk te doen. Er zijn enkele manieren om dit te bewerkstellen.

Allereerst kan je aan de slag gaan met validation rules. Dit zijn regels die bepalen welke velden er op een bepaalde record verplicht zijn bij het opslagen ervan. Zo ben je zeker dat de ingevoerde records volledig zijn, en hoef je nadien geen blanco spots in te vullen. Je kan deze regels opstellen bij het aanmaken van een record, of op een bepaalde stage bij Lead of Opportunity. Daarnaast kan je werken met verschillende record types en page layouts, waarbij de validation rules verschillen naargelang het type. Onze consultants bespreken met jou graag de verschillende mogelijkheden tijdens onze functionele workshops.

Als er forms online worden gezet waarin klanten rechtstreeks informatie invoeren, moet je zeker zijn dat deze ook zijn opgesteld volgens de correcte validation rules. Daarnaast kan je webmaster ervoor zorgen dat de forms enkel een bepaalde correcte invoeringswijze accepteren. Alles clean in je database vanaf de eerste keer is minder opkuis werk voor je organisatie achteraf!

Maak een duidelijke audit aan vanwaar je data overal binnenkomt. Zijn dit mass imports, manueel toevoegen, online forms of nog anderen? Welke data wordt er allemaal vergaard en is dit wel bruikbare data? Uiteindelijk heb je enkel informatie nodig die kan helpen je lead te converten of om gericht te gaan marketen.

Een interne training omtrent het invoeren van propere data is een laatste methode om te zorgen dat de ingevoerde data correct is. Overloop met je users welke informatie ze zeker wel en zeker niét moeten invoeren in Salesforce. Je biedt hier je team een moment aan om onduidelijkheden uit de weg te ruimen en alle neuzen in dezelfde richting te krijgen. Een kleine effort die een grote impact heeft!  

Hoe dirty data behandelen

Uiteindelijk zal er hoe dan ook wel een keer vuile, onvolledige data in je database terecht komen. Geen paniek, dit is niet het einde van de wereld, maar je dient wel geregeld aandacht te schenken aan dit probleem.

Ook hier is een data audit weer van belang. Dit kan je bekomen door Salesforce reports te trekken of een app te gebruiken van de App Exchange zoals bijvoorbeeld Insycle. Zo krijg je een beeld van hoe erg het vervuilend probleem is en waarop je moet werken. Doe dit geregeld zodat je niet voor te grote verassingen komt te staan!

Salesforce heeft zelf een interne Duplicate Management tool, gebruik deze! De functionaliteit scant je hele database op duplicates en stelt merges voor wanneer er dubbele records worden gevonden. Deze dubbels kunnen een enorme invloed hebben op je reports, wat je ten alle tijden wilt voorkomen.

Indien je foutieve data hebt gevonden en deze in bulk wilt aanpassen, is één van de methodes om een export te doen van de data, deze aan te passen in Excel en erna terug te importeren in Salesforce. Let wel op dat je zeker de record ID meeneemt om misverstanden te vermijden!

Zoals hierboven vermeld, zijn er op de App Exchange vele apps te vinden die je bijstaan in data cleaning & audits. Één ervan is Cloudingo, waarmee je heel je database kan scannen met verschillende filters op duplicates of onenigheden. De duplicates kan je per 100 samenvoegen, in plaats van 3 bij de native gebouwde functionaliteit van Salesforce. Zeker de moeite dus bij grote databases!

Er een goede database op na houden is van essentieel belang voor elke organisatie. Zorg er dus voor dat de data die in je omgeving terecht komt correct is, en doe geregeld checks van je database en corrigeer waar nodig. Je team zal je eeuwig dankbaar zijn!

Als je graag een helpende hand wilt bij jouw grote lenteschoonmaak, weet dat wij steeds klaarstaan om jou database zo clean mogelijk te houden. Wij bespreken graag jouw problemen en komen snel met duidelijke oplossingen.